PRIVACY NOTICE

PerioVoxAI – Privacy Notice
Effective date: March, 7. 2026
Last updated: March, 7. 2026

This Privacy Notice explains how Novik Nexus S.L. ("Novik", "we", "us", or "our") handles information in connection with PerioVoxAI.

1. Who we are

Novik Nexus S.L.
CIF/NIF: B-72913379
Registered office: C/ La Cruz 2, Entresuelo, 30820 Alcantarilla, Murcia, Spain
Contact email: info@noviknexus.com

2. Professional-only service

PerioVoxAI is intended for B2B and professional use only. It is not intended for direct consumer or patient use.

3. Privacy-by-design approach

PerioVoxAI is designed so that, as a general rule, personal data and patient-identifiable clinical data are not intended to be collected, stored, or sold unless this is expressly enabled under a separate written arrangement.

Users must avoid entering unnecessary personal data or patient-identifiable information unless they are expressly authorized and have a lawful basis to do so.

4. Information we may process

Depending on how the Service is used, we may process the following categories of information:

a) Account and business information

• name
• business email
• clinic or company name
• user role
• billing or subscription information

b) Technical and usage information

• IP address
• browser type
• device data
• operating system
• timestamps
• crash logs
• performance logs
• feature usage data
• session and navigation data

c) Statistical and analytics data

• aggregated usage trends
• product interaction metrics
• language usage metrics
• numbering system preferences
• anonymous workflow statistics
• feature adoption and performance indicators

d) Support communications

• emails
• support requests
• bug reports
• feedback and suggestions

5. Statistical purposes

A key part of PerioVoxAI's business and product-improvement model is the use of anonymous, aggregated, and non-personal statistical information.

We may generate, analyze, use, and commercially exploit statistical information derived from use of the Service, provided that such information does not identify any natural person.

This may include, for example:

• feature usage rates;
• language usage patterns;
• productivity metrics;
• anonymous aggregated behavioral trends;
• benchmarking and adoption insights;
• product performance data.

We do not sell personal data or patient-identifiable data.

6. Purposes of processing

We may process information for the following purposes:

• providing and operating the Service;
• authenticating users;
• maintaining security;
• monitoring performance and reliability;
• improving functionality and user experience;
• generating anonymous statistics and analytics;
• supporting product development;
• communicating with professional users;
• handling billing and account administration;
• enforcing legal rights and contractual terms.

7. Legal bases

Where the GDPR applies, we typically rely on one or more of the following legal bases:

• performance of a contract;
• compliance with legal obligations;
• legitimate interests, including service security, product improvement, analytics, and professional B2B communications;
• consent, where required.

8. Patient data and health data

PerioVoxAI is designed to minimize or avoid the processing of patient-identifiable information.

Users are responsible for ensuring that they do not input personal data or special-category health data into the Service unless:

• they have a lawful basis;
• they are authorized to do so;
• such use is expressly supported by the relevant service configuration or contractual arrangement.

If a clinic or customer uses the Service in a way that involves personal data or health data, additional contractual and compliance measures may apply, including a Data Processing Agreement (DPA).

9. Sharing of information

We may share information with:

• infrastructure and hosting providers;
• analytics and monitoring providers;
• payment providers;
• technical support providers;
• legal, regulatory, or public authorities where required by law;
• advisors or auditors under confidentiality obligations;
• acquirers or investors in connection with a merger, acquisition, financing, or restructuring.

We do not sell personal data or patient-identifiable data to third parties.

10. International transfers

Where information is transferred outside the EEA/UK/Switzerland, we will seek to use appropriate safeguards where legally required, such as contractual protections or other recognized transfer mechanisms. The European Commission has adopted standard clauses both for international transfers and for controller-processor relationships, depending on the scenario.

11. Retention

We retain information only for as long as necessary for the purposes described in this Notice, including legal, security, operational, accounting, and evidentiary purposes.

Anonymous and aggregated statistics may be retained for longer periods because they no longer identify individuals.

12. Security

We apply reasonable technical and organizational measures appropriate to the nature of the information processed. However, no system can be guaranteed to be completely secure.

13. Your rights

Where applicable under data protection law, individuals may have rights including:

• access;
• rectification;
• erasure;
• restriction;
• objection;
• portability;
• withdrawal of consent where processing is based on consent;
• complaint to a supervisory authority.

To exercise applicable rights, contact: info@noviknexus.com

14. Business contact data

In a B2B context, we may process professional contact information relating to representatives, staff, or users of clinics and organizations.

15. Cookies and similar technologies

If PerioVoxAI or its website uses cookies or similar technologies, details should be provided in a separate Cookie Notice or cookie banner where required.

16. Changes to this Privacy Notice

We may update this Privacy Notice from time to time. The updated version will become effective upon publication unless otherwise stated.

17. Contact

For privacy questions, requests, or notices, contact:

Novik Nexus S.L.
C/ La Cruz 2, Entresuelo, 30820 Alcantarilla, Murcia, Spain
Email: info@noviknexus.com

---

POLÍTICA DE PRIVACIDAD

PerioVoxAI – Política de Privacidad
Fecha de entrada en vigor: 7 de Marzo 2026
Última actualización: 7 de Marzo 2026

La presente Política de Privacidad explica cómo Novik Nexus S.L. ("Novik", "nosotros") trata la información en relación con PerioVoxAI.

1. Quiénes somos

Novik Nexus S.L.
CIF/NIF: B-72913379
Domicilio social: C/ La Cruz 2, Entresuelo, 30820 Alcantarilla, Murcia, España
Correo de contacto: info@noviknexus.com

2. Servicio exclusivo para uso profesional

PerioVoxAI está destinado exclusivamente a uso B2B y profesional. No está dirigido al uso directo por consumidores o pacientes.

3. Enfoque de privacidad desde el diseño

PerioVoxAI está diseñado para que, con carácter general, no se pretendan recopilar, almacenar ni vender datos personales ni datos clínicos identificativos de pacientes, salvo que ello se habilite expresamente mediante un acuerdo escrito independiente.

Los usuarios deben evitar introducir datos personales innecesarios o información identificativa de pacientes, salvo que estén expresamente autorizados y dispongan de una base jurídica válida para ello.

4. Información que podemos tratar

Dependiendo de cómo se utilice el Servicio, podremos tratar las siguientes categorías de información:

a) Información de cuenta y negocio

• nombre;
• correo electrónico profesional;
• nombre de clínica o empresa;
• rol del usuario;
• información de facturación o suscripción.

b) Información técnica y de uso

• dirección IP;
• tipo de navegador;
• datos del dispositivo;
• sistema operativo;
• marcas temporales;
• registros de fallos;
• registros de rendimiento;
• datos de uso de funcionalidades;
• datos de sesión y navegación.

c) Datos estadísticos y analíticos

• tendencias agregadas de uso;
• métricas de interacción con el producto;
• métricas de uso por idioma;
• preferencias sobre sistemas de numeración dental;
• estadísticas anónimas de flujo de trabajo;
• indicadores de adopción y rendimiento de funcionalidades.

d) Comunicaciones de soporte

• correos electrónicos;
• solicitudes de soporte;
• informes de errores;
• feedback y sugerencias.

5. Finalidades estadísticas

Una parte relevante del modelo de producto y financiación de PerioVoxAI consiste en el uso de información estadística anónima, agregada y no personal.

Podremos generar, analizar, utilizar y explotar comercialmente información estadística derivada del uso del Servicio, siempre que dicha información no identifique a ninguna persona física.

Esto puede incluir, por ejemplo:

• tasas de uso de funcionalidades;
• patrones de uso por idioma;
• métricas de productividad;
• tendencias conductuales agregadas y anónimas;
• datos comparativos de adopción;
• información de rendimiento del producto.

No vendemos datos personales ni datos identificativos de pacientes.

6. Finalidades del tratamiento

Podremos tratar información para las siguientes finalidades:

• prestar y operar el Servicio;
• autenticar usuarios;
• mantener la seguridad;
• supervisar rendimiento y fiabilidad;
• mejorar funcionalidades y experiencia de usuario;
• generar estadísticas y analítica anónima;
• apoyar el desarrollo del producto;
• comunicarnos con usuarios profesionales;
• gestionar facturación y administración de cuentas;
• defender y hacer valer nuestros derechos legales y contractuales.

7. Bases jurídicas

Cuando resulte aplicable el RGPD, normalmente nos basaremos en una o varias de las siguientes bases jurídicas:

• ejecución de un contrato;
• cumplimiento de obligaciones legales;
• interés legítimo, incluyendo seguridad del servicio, mejora del producto, analítica y comunicaciones profesionales B2B;
• consentimiento, cuando resulte exigible.

8. Datos de pacientes y datos de salud

PerioVoxAI está diseñado para minimizar o evitar el tratamiento de información identificativa de pacientes.

Los usuarios son responsables de garantizar que no introducen datos personales o categorías especiales de datos de salud en el Servicio salvo que:

• dispongan de una base jurídica válida;
• estén autorizados para ello;
• dicho uso esté expresamente contemplado en la configuración del servicio o en el acuerdo contractual correspondiente.

Si una clínica o cliente utiliza el Servicio de forma que implique tratamiento de datos personales o de salud, podrán resultar aplicables medidas contractuales y de cumplimiento adicionales, incluido un Acuerdo de Encargo del Tratamiento (DPA).

9. Comunicación de información a terceros

Podremos comunicar información a:

• proveedores de infraestructura y hosting;
• proveedores de analítica y monitorización;
• proveedores de pago;
• proveedores de soporte técnico;
• autoridades públicas, judiciales o regulatorias cuando lo exija la ley;
• asesores o auditores sometidos a deberes de confidencialidad;
• potenciales adquirentes o inversores en el contexto de una fusión, adquisición, financiación o reestructuración.

No vendemos datos personales ni datos identificativos de pacientes a terceros.

10. Transferencias internacionales

Cuando la información se transfiera fuera del EEE, Reino Unido o Suiza, procuraremos utilizar salvaguardas adecuadas cuando la ley así lo exija, como mecanismos contractuales u otros instrumentos reconocidos legalmente.

11. Conservación

Conservamos la información únicamente durante el tiempo necesario para las finalidades descritas en esta Política, incluidas finalidades legales, de seguridad, operativas, contables y probatorias.

Las estadísticas anónimas y agregadas podrán conservarse durante más tiempo, al no identificar a personas.

12. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables y adecuadas a la naturaleza de la información tratada. No obstante, ningún sistema puede garantizarse como completamente seguro.

13. Derechos

Cuando resulte aplicable conforme a la normativa de protección de datos, las personas podrán tener derechos tales como:

• acceso;
• rectificación;
• supresión;
• limitación;
• oposición;
• portabilidad;
• retirada del consentimiento cuando el tratamiento se base en él;
• reclamación ante la autoridad de control competente.

Para ejercer los derechos que resulten aplicables, puedes contactar en: info@noviknexus.com

14. Datos de contacto profesionales

En un contexto B2B, podremos tratar datos de contacto profesionales relativos a representantes, empleados o usuarios de clínicas y organizaciones.

15. Cookies y tecnologías similares

Si PerioVoxAI o su web utilizan cookies o tecnologías similares, los detalles deberán indicarse en una Política de Cookies o mediante el banner correspondiente cuando así lo exija la normativa.

16. Modificaciones de esta Política de Privacidad

Podremos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente. La versión actualizada entrará en vigor desde su publicación, salvo que se indique otra cosa.

17. Contacto

Para consultas, solicitudes o comunicaciones relativas a privacidad, puedes contactar con:

Novik Nexus S.L.
C/ La Cruz 2, Entresuelo, 30820 Alcantarilla, Murcia, España
Email: info@noviknexus.com